Contas a pagar - Accounts payable

Contas a pagar ( AP ) é o dinheiro devido por uma empresa a seus fornecedores, apresentado como um passivo no balanço patrimonial da empresa . É distinto dos passivos de notas a pagar , que são dívidas criadas por documentos de instrumentos jurídicos formais . A principal responsabilidade de um departamento de contas a pagar é processar e revisar as transações entre a empresa e seus fornecedores e garantir que todas as faturas pendentes de seus fornecedores sejam aprovadas, processadas e pagas. O processamento de uma fatura inclui o registro de dados importantes da fatura e sua entrada no sistema financeiro ou contábil da empresa. Feito isso, as faturas devem passar pelo respectivo processo de negócio da empresa para serem pagas.

Visão geral

Uma conta a pagar é registrada no sub-razão de contas a pagar no momento em que uma fatura é garantida para pagamento. Com vouchers ou aval, significa que uma fatura foi aprovada para pagamento e foi registrada no Razão ou na subconta do AP como um passivo pendente ou em aberto porque não foi paga. As contas a pagar são frequentemente categorizadas como Contas a pagar comerciais, contas a pagar pela compra de bens físicos que são registrados no estoque e Despesas a pagar, contas a pagar pela compra de bens ou serviços que são lançados como despesas. Exemplos comuns de despesas a pagar são publicidade, viagens, entretenimento, material de escritório e serviços públicos. AP é uma forma de crédito que os fornecedores oferecem aos seus clientes, permitindo que eles paguem por um produto ou serviço depois que ele já foi recebido. Os fornecedores oferecem várias condições de pagamento para uma fatura. As condições de pagamento podem incluir a oferta de um desconto à vista para o pagamento de uma fatura em um determinado número de dias. Por exemplo, 2%, 30 termos líquidos significam que o pagador irá deduzir 2% da fatura se o pagamento for feito dentro de 30 dias. Se o pagamento for feito no dia 31, o valor total será pago. Isso também é conhecido como 2/10 Net 30.

Em residências , as contas a pagar são normalmente contas da companhia elétrica , companhia telefônica , televisão a cabo ou serviço de antena parabólica , assinatura de jornal e outros serviços regulares. Os chefes de família geralmente rastreiam e pagam mensalmente em mãos usando cheques, cartões de crédito ou serviços bancários pela Internet. Em uma empresa, geralmente há uma gama muito mais ampla de serviços no arquivo AP, e contadores ou guarda - livros geralmente usam software de contabilidade para rastrear o fluxo de dinheiro para essa conta de passivo quando recebem faturas e fora dela quando fazem pagamentos. Cada vez mais, as grandes empresas estão usando soluções especializadas de automação de Contas a Pagar (comumente chamadas de ePayables) para automatizar o papel e os elementos manuais do processamento das faturas de uma organização.

Normalmente, um fornecedor envia um produto, emite uma fatura e recebe o pagamento posteriormente. Este é um ciclo de conversão de caixa , ou um período de tempo durante o qual o fornecedor já pagou pelas matérias-primas, mas não foi pago em retorno pelo cliente final.

Quando a fatura é recebida pelo comprador, ela é combinada com a guia de remessa e o pedido de compra e, se tudo estiver em ordem, a fatura é paga. Isso é conhecido como correspondência de três vias. A combinação tripartida pode atrasar o processo de pagamento, por isso o método pode ser modificado. Por exemplo, a conciliação tripartida pode ser limitada apenas a faturas de grande valor, ou a conciliação é automaticamente aprovada se a quantidade recebida estiver dentro de uma determinada porcentagem da quantia autorizada no pedido de compra. O software de automação de processamento de faturas lida com o processo de correspondência de maneira diferente, dependendo das regras de negócios estabelecidas durante a criação do processo de fluxo de trabalho . O caso mais simples é a correspondência bidirecional entre a própria fatura e o pedido de compra.

As estimativas de 2009 sugeriam que mais de um bilhão de faturas business-to-business estavam sendo processadas a cada semana, e 97% delas ainda eram processadas manualmente. O custo médio para processar e pagar uma fatura de fornecedor estava entre US $ 5 e US $ 15, com 10% processado muito tarde para ser pago dentro dos prazos de desconto e quase 2% contendo erros.

Controles internos

Uma variedade de medidas de controle contra abusos geralmente estão presentes para evitar apropriação indébita por parte do pessoal de contas a pagar. A separação de funções é um controle comum. Em países onde o pagamento de cheques é comum, quase todas as empresas têm um funcionário júnior processando e imprimindo um cheque e um funcionário sênior analisa e assina o cheque. Freqüentemente, o software de contabilidade limitará cada funcionário a realizar apenas as funções atribuídas a eles, de forma que nenhum funcionário - mesmo o controlador - possa fazer um pagamento sozinho.

Algumas empresas também separam as funções de adicionar novos fornecedores ao arquivo mestre de fornecedores e inserir vouchers. Isso torna impossível para um funcionário se declarar um fornecedor e, em seguida, preencher um cheque para si mesmo sem entrar em conluio com outro funcionário. O arquivo mestre do fornecedor é o repositório de todas as informações significativas sobre os fornecedores da empresa. É o ponto de referência para contas a pagar no que diz respeito ao pagamento de faturas.

Além disso, a maioria das empresas exige uma segunda assinatura em cheques cujo valor excede um limite especificado.

O pessoal de contas a pagar deve estar atento a faturas fraudulentas. Na ausência de um sistema de pedido de compra , a primeira linha de defesa é o gerente aprovador. No entanto, a equipe da AP deve se familiarizar com alguns problemas comuns, como cópias das " Páginas Amarelas " em que operadores fraudulentos se oferecem para colocar um anúncio. O logotipo dos dedos ambulantes nunca foi registrado e há muitos diretórios diferentes no estilo das Páginas Amarelas, a maioria dos quais com uma pequena distribuição. De acordo com um artigo do Winter 2000 American Payroll Association 's Employer Practices , "Os fornecedores podem enviar documentos que se parecem com faturas, mas em letras pequenas afirmam" isto não é uma conta ". Podem ser cobranças por listas ou anúncios. Recentemente , algumas empresas começaram a enviar o que parece ser um cheque de desconto ou reembolso; na realidade, é um registro de serviços que é ativado quando o documento é devolvido com uma assinatura. "

Em contas a pagar, um simples erro pode causar um grande pagamento a maior. Um exemplo comum envolve faturas duplicadas. Uma fatura pode ser perdida temporariamente ou ainda no status de aprovação quando o fornecedor liga para perguntar sobre seu status de pagamento. Depois que o membro da equipe do AP procura e descobre que não foi pago, o fornecedor envia uma duplicata da fatura; enquanto isso, a fatura original aparece e é paga. Em seguida, a duplicata da fatura chega e inadvertidamente também é paga, talvez com uma fatura ligeiramente diferente.

Auditorias de contas a pagar

Os auditores geralmente se concentram na existência de faturas aprovadas, relatórios de despesas e outra documentação de apoio para apoiar os cheques que foram cortados. A presença de uma confirmação ou declaração do fornecedor é uma prova razoável da existência da conta. Não é incomum que parte dessa documentação seja perdida ou arquivada incorretamente no momento em que a auditoria ocorre. Um auditor pode decidir expandir o tamanho da amostra em tais situações.

Os auditores normalmente preparam uma estrutura antiga de contas a pagar para uma melhor compreensão das dívidas pendentes em certos períodos (30, 60, 90 dias, etc.). Essas estruturas são úteis na apresentação correta do balanço patrimonial no final do ano fiscal.

Automação

Muitas empresas estão envolvidas no trabalho de agilizar ou automatizar o processo de negócios de seus departamentos de contas a pagar. Esse processo é simples, mas pode se tornar muito complicado, especialmente se a empresa tiver um grande número de faturas. Esse problema é agravado quando as faturas que exigem processamento estão no papel. Isso pode levar à perda de faturas, erro humano durante a entrada de dados e duplicatas de faturas. Esses e outros problemas levam a um alto custo por métrica de fatura. O objetivo de automatizar o departamento de contas a pagar é agilizar esse processo de faturamento, eliminar possíveis erros humanos e reduzir o custo por fatura.

Algumas das soluções de automação de AP mais comuns incluem faturamento eletrônico , digitalização de documentos, reconhecimento óptico de caracteres , automação de regras de fluxo de trabalho, rastreamento online, recursos de relatórios, interfaces de usuário de fatura eletrônica, redes de fornecedores, serviços de pagamento e análise de gastos para todas as faturas. As funções de automação eficazes incluem reconhecimento de forma livre (capacidade de interpretar documentos de fatura, independentemente do layout ou a necessidade de criar um modelo de fornecedor) e recursos de aprendizagem automática.

A Nota Fiscal Eletrônica pode ser uma ferramenta muito útil para o departamento de AP. A fatura eletrônica permite que os fornecedores enviem faturas pela Internet e tenham essas faturas encaminhadas e processadas automaticamente. Como a chegada e a apresentação da fatura são quase imediatas, as faturas são pagas mais cedo; portanto, o tempo e o dinheiro necessários para processar essas faturas são bastante reduzidos. (Financial Operations Networks, 2008) Essas soluções geralmente envolvem uma empresa terceirizada que fornece e dá suporte a um aplicativo que permite a um fornecedor enviar uma nota fiscal eletrônica ao seu cliente para encaminhamento, aprovação e pagamento imediato. Esses aplicativos são vinculados a bancos de dados que arquivam informações de transações entre parceiros comerciais. (US Bank, Scott Hesse, 2010) As faturas podem ser enviadas de várias maneiras, incluindo EDI , CSV ou uploads de XML , arquivos PDF ou modelos de fatura online. Como o faturamento eletrônico inclui tantas tecnologias e opções de entrada diferentes, é uma categoria abrangente para qualquer método pelo qual uma fatura é apresentada eletronicamente a um cliente para pagamento.

Os sistemas de planejamento de recursos corporativos normalmente usam software para fornecer serviços integrados de gerenciamento de processos de negócios às empresas.

História

Desde meados da década de 1960, as empresas começaram a estabelecer links de dados entre seus parceiros comerciais para transferir documentos, como faturas e pedidos de compra. Inspirados pela ideia de um escritório sem papel e transferência de dados mais confiável, eles desenvolveram os primeiros sistemas EDI . Esses sistemas eram exclusivos da respectiva empresa que os desenvolveu, o que significa que eram difíceis de implantar em um grande número de corporações. Reconhecendo isso, o Comitê de Padrões Credenciado X12 - uma instituição de padrões sob a égide da ANSI - fez preparativos para padronizar os processos de EDI. Isso resultou no que é conhecido hoje como o padrão ANSI X12 EDI .

Esta permaneceu a principal forma de troca de dados transacionais entre parceiros comerciais por quase 3 décadas. A década de 1990 veio com avanços na tecnologia da Internet. As empresas começaram a aparecer oferecendo aplicativos da web de interface de usuário mais robustos, com funções que atendiam tanto ao fornecedor quanto ao cliente. Esses novos aplicativos baseados na web permitiram o envio online de faturas individuais, bem como o upload de arquivos EDI. Junto com outros métodos de upload de arquivos, incluindo CSV e XML. Esses serviços permitem que os fornecedores apresentem faturas a seus clientes para correspondência e aprovação por meio de um aplicativo da web amigável. Os fornecedores também podem ver um histórico de todas as faturas que enviaram a seus clientes, sem ter acesso direto aos sistemas dos clientes. Isso ocorre porque todas as informações transacionais são armazenadas nos centros de dados da empresa terceirizada que fornece o aplicativo web de faturamento. Essas informações proprietárias podem ser regulamentadas pelo cliente para controlar a quantidade de informações transacionais que o fornecedor tem permissão para ver. (Por exemplo, datas de pagamento ou informações de cheque).

À medida que as empresas avançam na era digital, mais e mais empresas estão migrando para os serviços de fatura eletrônica para automatizar seus departamentos de contas a pagar. Alguns até acreditam que será um padrão da indústria em um futuro próximo. De acordo com um relatório feito pela equipe da GXS em 2013, a Europa está adotando uma legislação governamental que incentiva as empresas a adotarem práticas de faturamento eletrônico. Os Estados Unidos ainda não têm essa legislação, mas reconhecem o valor dessa tecnologia. O Tesouro dos EUA estimou que a implementação da fatura eletrônica em todo o governo federal reduziria o custo em 50% e economizaria US $ 450 milhões anualmente.

Com o aumento da disponibilidade de soluções robóticas, as empresas estão impulsionando ainda mais a melhoria dos processos em AP. Ao aplicar a automação de processos robóticos de ponta a ponta ou RPA ao departamento de contas a pagar, as organizações podem acelerar a velocidade e a precisão do processamento de faturas ao mesmo tempo em que aumentam os custos operacionais. Algumas organizações relatam que, com a implementação do RPA, conseguiram eliminar quase completamente a intervenção humana do processo de AP, economizando de 65% a 75% do tempo que antes era gasto no processamento manual.

Veja também

Referências