Contabilidade de fundos - Fund accounting

Diagrama demonstrando a diferença entre contabilidade geral e de fundo

A contabilidade de fundos é um sistema de contabilidade para registrar recursos cujo uso foi limitado pelo doador, autoridade de concessão, agência governamental ou outros indivíduos ou organizações ou por lei. Ele enfatiza a responsabilidade em vez da lucratividade e é usado por organizações sem fins lucrativos e por governos. Nesse método, um fundo consiste em um conjunto de contas de equilíbrio automático e cada uma é relatada como irrestrita, temporariamente restrita ou permanentemente restrita com base nas restrições impostas pelo provedor.

O rótulo de contabilidade de fundos também foi aplicado à contabilidade de investimento, contabilidade de portfólio ou contabilidade de títulos - todos sinônimos que descrevem o processo de contabilidade de uma carteira de investimentos, como títulos , commodities e / ou imóveis mantidos em um fundo de investimento , como um fundo mútuo ou fundo de hedge . A contabilidade de investimentos, no entanto, é um sistema diferente, sem relação com a contabilidade de fundos governamentais e sem fins lucrativos.

Visão geral

Organizações sem fins lucrativos e agências governamentais têm requisitos especiais para mostrar, em relatórios e demonstrações financeiras, como o dinheiro é gasto, em vez de quanto lucro foi obtido. Ao contrário das empresas orientadas para o lucro, que usam um único conjunto de contas de autoequilíbrio (ou razão geral ), as organizações sem fins lucrativos podem ter mais de um livro razão (ou fundo), dependendo de seus requisitos de relatórios financeiros. Um contador de tal entidade deve ser capaz de produzir relatórios detalhando as despesas e receitas de cada um dos fundos individuais da organização e relatórios que resumem as atividades financeiras da organização em todos os seus fundos.

A contabilidade de fundos distingue entre duas classes principais de fundos: os fundos que têm um uso irrestrito, que podem ser gastos para qualquer finalidade pela organização, e aqueles que têm um uso restrito. A razão para a restrição pode ser por uma série de razões diferentes. Os exemplos incluem requisitos legais, onde o dinheiro só pode ser legalmente usado para um propósito específico ou uma restrição imposta pelo doador ou provedor. Essas restrições do doador / provedor geralmente são comunicadas por escrito e podem ser encontradas nos termos de um acordo, subsídio governamental, testamento ou presente.

Ao usar o método de contabilidade de fundos, uma organização é capaz de separar os recursos financeiros entre aqueles imediatamente disponíveis para operações em andamento e aqueles destinados a um motivo especificado pelo doador. Isso também fornece uma trilha de auditoria de que todo o dinheiro foi gasto para a finalidade pretendida e, portanto, liberado da restrição.

Um exemplo pode ser um sistema escolar local nos Estados Unidos. Recebe uma bolsa do governo estadual para apoiar uma nova iniciativa de educação especial, outra do governo federal para um programa de merenda escolar e uma anuidade para premiar professores que trabalham em projetos de pesquisa. Em intervalos periódicos, o sistema escolar precisa gerar um relatório para o estado sobre o programa de educação especial, um relatório para uma agência federal sobre o programa de merenda escolar e um relatório para outra autoridade sobre o programa de pesquisa. Cada um desses programas tem seus próprios requisitos de relatórios exclusivos, portanto, o sistema escolar precisa de um método para identificar separadamente as receitas e despesas relacionadas. Isso é feito estabelecendo fundos separados, cada um com seu próprio plano de contas .

Organizações sem fins lucrativos

As finanças da organização sem fins lucrativos são divididas em duas categorias principais, fundos irrestritos e fundos restritos. O número de fundos em cada categoria pode mudar ao longo do tempo e é determinado pelas restrições e requisitos de relatórios de doadores, conselho ou provedores de fundos.

Os fundos irrestritos são, como o nome sugere, irrestritos e, portanto, as organizações não precisam necessariamente de mais de um único Fundo Geral, no entanto, muitas organizações maiores usam vários para ajudá-las a contabilizar os recursos irrestritos. Os fundos irrestritos podem incluir:

  • Fundo geral - Este é o fundo mínimo necessário para recursos irrestritos e refere-se a ativos circulantes e não circulantes e passivos relacionados que podem ser usados ​​a critério do conselho de administração da organização.
  • Fundo designado - ativos que foram atribuídos a uma finalidade específica pelo conselho administrativo da organização, mas ainda são irrestritos, pois o conselho pode cancelar o uso desejado.
  • Fundos de negociação - muitas grandes organizações sem fins lucrativos agora têm lojas e outros pontos de venda onde arrecadam fundos com a venda de bens e serviços. Os lucros daí resultantes são usados ​​para os fins das organizações.
  • Fundo de planta (terreno, edifício e equipamento) - Algumas organizações mantêm seus ativos não circulantes e passivos relacionados em um fundo separado dos ativos circulantes.
  • Fundo corrente - irrestrito - Se a organização mantém seus ativos não circulantes em um fundo de fábrica, este é usado para contabilizar os ativos circulantes que podem ser usados ​​a critério do conselho administrativo da organização.

Os fundos restritos podem incluir:

  • Fundos de doações - permanentes são usados para conta para o diretor quantidade de presentes ou concede a organização é necessária, por acordo com o doador, para manter intacto em perpetuidade ou até um futuro específico data / evento ou foi usado para a finalidade para a qual foi dado.
  • Fundos de doação - temporários são semelhantes aos fundos de doação permanentes, exceto que em um momento futuro ou após um evento futuro especificado, a doação se torne disponível para uso irrestrito ou com propósito restrito pela organização
  • Os fundos de anuidade e renda vitalícia são recursos fornecidos por doadores nos quais a organização tem um interesse benéfico, mas não é o único beneficiário. Isso pode incluir anuidades de doação de caridade ou fundos de renda vitalícia.
  • Os fundos da Agência ou do Custodiante são responsabilizados pelos recursos antes de serem desembolsados ​​de acordo com as instruções do doador. A organização tem pouco ou nenhum critério sobre o uso desses recursos e responsabilidades sempre iguais nas contas da agência.
  • Fundos correntes - restritos são ativos circulantes sujeitos a restrições atribuídas por doadores ou outorgantes.

Base contábil e relatórios financeiros

Assim como as organizações com fins lucrativos, as organizações sem fins lucrativos e os governos produzirão Demonstrações Financeiras Consolidadas . Eles são gerados de acordo com os requisitos de relatórios do país em que estão localizados ou, se forem grandes o suficiente, podem produzi-los de acordo com as Normas Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS), um exemplo disso é a organização de caridade Oxfam, sediada no Reino Unido . Se a organização for pequena, ela pode usar o regime de caixa, mas as maiores geralmente usam o regime de competência para seus fundos.

As organizações sem fins lucrativos nos Estados Unidos prepararam suas demonstrações financeiras usando a orientação do Financial Accounting Standards Board (FASB) desde 1993. Os padrões de relatórios financeiros estão contidos principalmente no FAS117 e FIN43 . O FASB emitiu uma grande atualização em 2016 que alterou os ativos líquidos de relatórios de três categorias principais para duas categorias, fundos restritos e irrestritos e como eles são representados nas demonstrações financeiras.

Organizações sem fins lucrativos e governos usam as mesmas quatro demonstrações financeiras padrão que as organizações com fins lucrativos:

  • Declaração de atividades financeiras ou declaração de suporte, receitas e despesas . Esta declaração se assemelha à demonstração de resultados de uma empresa, mas pode usar termos como excesso ou déficit em vez de lucro ou prejuízo . Mostra os resultados líquidos, por fundo, das atividades da organização durante o exercício financeiro reportado. O excesso ou déficit é mostrado como uma mudança nos saldos do fundo, semelhante a um aumento ou redução do patrimônio líquido.
  • Demonstração da posição financeira ou balanço. Semelhante ao balanço patrimonial de uma empresa, esta declaração lista o valor dos ativos mantidos e dívidas da organização no final do período de relatório.
  • Demonstração das mudanças no patrimônio líquido - assim como nas organizações com fins lucrativos, mostra a mudança no patrimônio líquido da organização ao longo do ano. De acordo com o IFRS, a organização sem fins lucrativos pode escolher se deseja produzir essa declaração ou não; alguns sim, outros não.
  • A declaração de fluxos de caixa identifica as fontes de fluxo de caixa para a organização e os usos de fluxo de caixa durante o ano fiscal relatado.

Nos Estados Unidos, também pode haver uma declaração separada de despesas funcionais que distribui cada despesa da organização em valores relacionados às várias funções da organização. Essas funções são segregadas em duas grandes categorias: serviços de programas e serviços de apoio . Os serviços do programa são as atividades relacionadas à missão realizadas pela organização. Os serviços de apoio não relacionados ao programa incluem os custos de eventos de arrecadação de fundos, gestão e administração geral. Esta é uma seção obrigatória do Formulário 990, que é um retorno informativo anual exigido pelo Internal Revenue Service para organizações sem fins lucrativos.

Sistema governamental do Reino Unido

O governo do Reino Unido possui os seguintes fundos:

  • O Fundo Consolidado é o fundo onde todas as receitas e despesas do governo do dia-a-dia são contabilizadas. Cada um dos governos devolvidos também tem um fundo consolidado.
  • Fundo de negociação é uma organização governamental estabelecida como tal por meio de uma ordem de fundo de negociação.
  • O Fundo Nacional de Empréstimos é a principal conta de empréstimos e empréstimos do governo. está intimamente ligado ao fundo consolidado, que é equilibrado diariamente por meio de uma transferência para ou do fundo nacional de empréstimos.
  • A conta de equalização cambial é o fundo do governo que mantém as reservas do Reino Unido em moedas estrangeiras, ouro e direitos especiais de saque . Ele pode ser usado para gerenciar o valor da libra esterlina nos mercados internacionais.
  • Os Fundos de Seguro Nacional são contas que detêm as contribuições do Regime de Seguro Nacional .
  • O Fundo de Contingências é uma conta que pode ser usada para despesas urgentes antes da aprovação do dinheiro pelo Parlamento ou para pequenos pagamentos que não foram incluídos nas estimativas do orçamento do ano.

Base contábil e relatórios financeiros

O governo do Reino Unido produz as demonstrações financeiras chamadas Whole of Government Accounts . Eles são produzidos em uma base anual e gerados de acordo com as Normas Internacionais de Relatório Financeiro, como qualquer outra grande organização.

Sistema governamental dos Estados Unidos

Fundos do governo estadual e local

Os governos estaduais e locais usam três grandes categorias de fundos: fundos governamentais , fundos proprietários e fundos fiduciários .

Os fundos governamentais incluem o seguinte.

  • Fundo geral . Este fundo é usado para contabilizar operações e atividades gerais que não requerem o uso de outros fundos.
  • Receitas especiais (ou fundos especiais ) são necessários para contabilizar o uso da receita destinada por lei a um propósito específico. Um exemplo seria um fundo de receita especial para registrar as receitas de impostos estaduais e federais sobre combustíveis, uma vez que, pelas leis federais e estaduais, a receita tributária só pode ser gasta em transportes.
  • Os fundos de projetos de capital são usados ​​para contabilizar a construção ou aquisição de ativos fixos , como edifícios, equipamentos e estradas. Dependendo de seu uso, um ativo fixo pode ser financiado por um fundo de receita especial ou um fundo proprietário. Um fundo de projeto de capital existe apenas até a conclusão do projeto. Os activos imobilizados adquiridos e dívidas de longo prazo incorridos por um projeto de capital são atribuídos ao governo Imobilizado Geral e dívidas de longo prazo .
  • Os fundos do serviço da dívida são usados ​​para contabilizar o dinheiro que será usado para pagar os juros e o principal das dívidas de longo prazo. Os títulos usados ​​por um governo para financiar grandes projetos de construção, a serem pagos por meio de impostos ao longo de um período de anos, exigem um fundo de serviço da dívida (às vezes denominado como "fundo de juros e amortização") para contabilizar seu reembolso. As dívidas de fundos permanentes e proprietários são pagas por esses fundos, e não por um fundo de serviço da dívida separado.
  • Os fundos permanentes devem ser usados ​​para relatar recursos que são legalmente restritos, na medida em que apenas os ganhos, e não o principal, podem ser usados ​​para fins que apóiem ​​os programas do governo relator - ou seja, para o benefício do governo ou de seus cidadãos.

Os fundos proprietários incluem o seguinte.

  • Os fundos de serviço interno são usados ​​para operações que atendem a outros fundos ou departamentos de um governo com base no reembolso de custos. Uma gráfica, que recebe pedidos de livretos e formulários de outros escritórios e é reembolsada pelo custo de cada pedido, seria uma aplicação adequada para um fundo de serviço interno.
  • Os fundos da empresa são usados ​​para serviços prestados ao público com base no custo do usuário, semelhante à operação de uma empresa comercial. As concessionárias de água e esgoto são exemplos comuns de empresas governamentais.

Os fundos fiduciários são usados ​​para contabilizar ativos mantidos em custódia do governo para o benefício de indivíduos ou outras entidades. O fundo de pensão para funcionários, criado pelo Estado de Maryland para fornecer benefícios de aposentadoria para seus funcionários, é um exemplo de fundo fiduciário. Demonstrações financeiras podem ainda distinguir os fundos fiduciários ou como confiança ou agência fundos; um fundo fiduciário geralmente existe por um período de tempo mais longo do que um fundo de agência.

Ativos fixos e dívidas de longo prazo

Os governos estaduais e locais têm dois outros grupos de contas de auto-equilíbrio que não são consideradas fundos: ativos fixos gerais e dívidas gerais de longo prazo . Esses ativos e passivos pertencem à entidade governamental como um todo, e não a qualquer fundo específico. Embora os ativos fixos gerais façam parte das demonstrações financeiras de todo o governo (relatando a entidade como um todo), eles não são relatados nas demonstrações dos fundos governamentais. Ativos fixos e passivos de longo prazo atribuídos a um fundo de empresa específico são referidos como ativos fixos de fundos e passivos de longo prazo de fundos .

Base contábil

O regime de competência de exercícios usado pela maioria das empresas exige que a receita seja reconhecida quando for auferida e as despesas sejam reconhecidas quando o benefício relacionado for recebido. As receitas podem realmente ser recebidas durante um período posterior, enquanto as despesas podem ser pagas durante um período anterior ou posterior. (A contabilidade de caixa , usada por algumas pequenas empresas, reconhece as receitas quando recebidas e as despesas quando pagas.)

Os fundos governamentais, que não se preocupam com a lucratividade, geralmente dependem de um regime de competência modificado . Isso envolve o reconhecimento da receita quando ela se torna disponível e mensurável, e não quando é ganha. As despesas , um termo preferencial em relação às despesas para a contabilidade de exercício modificada, são reconhecidas quando o passivo relacionado é incorrido.

Os fundos proprietários, usados ​​para atividades comerciais, geralmente operam em regime de competência. Os contadores governamentais às vezes se referem ao regime de competência como "competência total" para distingui-la da contabilidade de competência modificada .

A base contábil aplicada aos fundos fiduciários depende da necessidade de um fundo específico. Se o trust envolver uma operação semelhante à de um negócio, o regime de competência seria apropriado para mostrar a lucratividade do fundo. A base de competência também é apropriada para fundos fiduciários que usam juros e dividendos de valores de princípio investidos para pagar por programas apoiados, porque a lucratividade desses investimentos seria importante.

Relatório financeiro

Os governos estaduais e locais relatam os resultados de suas operações anuais em um relatório financeiro anual abrangente (CAFR), o equivalente às demonstrações financeiras de uma empresa. Um CAFR inclui um único conjunto de declarações de todo o governo, para a entidade governamental como um todo, e declarações de fundos individuais. O Conselho de Padrões de Contabilidade Governamental estabelece padrões para a preparação do CAFR.

Os governos não usam os termos lucro e perda para descrever os resultados líquidos de suas operações. A diferença entre receitas e despesas durante um ano é um superávit ou um déficit . Uma vez que obter lucro não é o objetivo de um governo, um superávit significativo geralmente significa uma escolha entre cortes de impostos ou aumento de gastos. Um déficit significativo resultará em cortes de gastos ou empréstimos. Idealmente, os superávits e déficits devem ser pequenos.

Fundos do governo federal

A contabilidade do governo federal usa dois grandes grupos de fundos: o grupo de fundos federais e o grupo de fundos fiduciários .

Grupo de fundos federais

  • Fundo geral. Tecnicamente, existe apenas um fundo geral, sob o controle do Departamento do Tesouro dos Estados Unidos . No entanto, cada agência federal mantém seu próprio conjunto de contas de equilíbrio automático. O fundo geral é usado para contabilizar recebimentos e pagamentos que não pertencem a outro fundo.
  • Os fundos especiais são semelhantes aos fundos de receitas especiais usados ​​pelos governos estaduais e locais, destinados a um propósito específico (diferente de atividades comerciais).
  • Os fundos rotativos são semelhantes aos fundos proprietários usados ​​pelos governos estaduais e locais para atividades de negócios. O termo, giratório , significa que ele conduz um ciclo contínuo de atividades. Existem dois tipos de fundos rotativos no Grupo de Fundos Federais: fundos de empresas públicas e fundos rotativos intragovernamentais .
    • Os fundos de empresas públicas são semelhantes aos fundos de empresas usados ​​pelos governos estaduais e locais para atividades semelhantes a negócios conduzidas principalmente com o público. O Fundo do Serviço Postal é um exemplo de fundo de empresa pública.
    • Os fundos rotativos intragovernamentais são semelhantes aos fundos de serviços internos usados ​​pelos governos estaduais e locais para atividades comerciais conduzidas dentro do governo federal.

Grupo de fundos fiduciários

  • Os fundos fiduciários são destinados a programas e propósitos específicos de acordo com um estatuto que designa o fundo como um fideicomisso . Sua designação estatutária distingue o fundo como um fundo fiduciário em vez de um fundo especial . O Highway Trust Fund é um exemplo de fundos fiduciários.
  • Os fundos fiduciários rotativos são atividades semelhantes a negócios, designados por estatuto como fundos fiduciários . Eles são, por outro lado, idênticos aos fundos rotativos de empresas públicas.
  • Os fundos de depósito são semelhantes aos fundos de agência usados ​​pelos governos estaduais e locais para ativos pertencentes a pessoas físicas e outras entidades, mantidos temporariamente pelo governo. O imposto de renda estadual retido do pagamento de um funcionário do governo federal, ainda não pago ao estado, é um exemplo de depósito de fundos.

Base contábil e relatórios financeiros

O governo dos Estados Unidos usa o regime de competência para todos os seus fundos. Seu relatório financeiro anual consolidado usa dois indicadores para medir a saúde financeira: déficit orçamentário unificado e operacional (custo) / receita líquida .

O déficit orçamentário unificado, uma medida baseada no regime de caixa, é o equivalente a um saldo em talão de cheques. Este indicador não leva em consideração as consequências de longo prazo, mas historicamente tem sido o foco do relatório orçamentário pela mídia. Exceto pelo déficit orçamentário unificado, as demonstrações financeiras do governo federal contam com o regime de competência.

A operação (custo) / receita líquida, uma medida do regime de competência, é calculada na “Demonstração das Operações e Variação da Posição Líquida”, comparando as receitas com os custos. A receita (custo) / receita líquida do governo federal é comparável à receita / (perda) líquida relatada em uma demonstração de resultados por uma empresa, ou ao superávit / (déficit) relatado pelos governos estaduais e locais.

Ciclo fiscal de contabilidade do fundo (exemplo fictício)

A seguir está um exemplo simplificado do ciclo fiscal para o fundo geral da cidade da Toscana, um governo municipal fictício.

Entradas de abertura

O ciclo fiscal começa com a aprovação de um orçamento pelo prefeito e conselho municipal da cidade da Toscana. Para o ano fiscal de 2009, que começou em 1º de julho de 2008, o Gabinete do Prefeito estimou a receita geral do fundo de $ 35 milhões de impostos sobre a propriedade, subsídios estaduais, multas de estacionamento e outras fontes. A estimativa foi registrada no livro-razão do fundo com um débito para as receitas estimadas e um crédito para o saldo do fundo .

Conta contábil Débito Crédito
1 Receitas estimadas $ 35.000.000
Saldo do fundo
$ 35.000.000

Uma dotação foi aprovada pelo conselho municipal, autorizando a cidade a gastar US $ 34 milhões do fundo geral. A dotação foi registada no livro-razão geral do fundo com um saldo a débito do fundo e um crédito a dotações .

Conta contábil Débito Crédito
2 Saldo do fundo $ 34.000.000
Dotações
$ 34.000.000

Nos livros auxiliares, a dotação seria dividida em montantes menores autorizados para vários departamentos e programas, tais como:

Corpo de Bombeiros $ 5.000.000
Departamento de Polícia $ 5.000.000
Escolas $ 10.000.000
Trabalhos públicos $ 6.000.000
Transporte $ 4.000.000
escritório do prefeito $ 4.000.000

A complexidade de uma apropriação depende das preferências do conselho municipal; as apropriações do mundo real podem listar centenas de valores de itens de linha. Uma apropriação é a autoridade legal para gastos dada pelo conselho municipal às várias agências do governo municipal. No exemplo acima, a cidade pode gastar até $ 34 milhões, mas limites de apropriação menores também foram estabelecidos para programas e departamentos individuais.

Receitas de gravação

Durante o ano fiscal de 2009, a cidade avaliou os proprietários de propriedades em um total de US $ 37 milhões para impostos sobre a propriedade. No entanto, o Gabinete do Prefeito espera que $ 1 milhão dessa avaliação seja difícil ou impossível de coletar. Receitas de $ 36 milhões foram reconhecidas, porque esta parte da avaliação estava disponível e mensurável no período atual.

Conta contábil Débito Crédito
3 Impostos a receber $ 37.000.000
Impostos incobráveis ​​estimados
$ 1.000.000
Receitas
$ 36.000.000

Despesas com folha de pagamento

A cidade gastou um total de $ 30 milhões na folha de pagamento de seus funcionários, incluindo vários impostos, benefícios e retenções de funcionários. Uma parte dos impostos sobre a folha de pagamento será paga no próximo exercício fiscal, mas a contabilidade de exercício modificada exige que a despesa seja registrada durante o período em que o passivo foi incorrido.

Conta contábil Débito Crédito
4 Despesas $ 30.000.000
Salários a pagar
$ 20.000.000
Taxas pagáveis
$ 5.000.000
Benefícios a pagar
$ 5.000.000

Outras despesas

O Departamento de Obras Públicas gastou US $ 1 milhão em suprimentos e serviços para a manutenção das ruas da cidade.

Conta contábil Débito Crédito
5 Despesas $ 1.000.000
Vouchers a pagar
$ 1.000.000

Entradas de fechamento

No final do ano fiscal, as receitas reais de $ 36 milhões foram comparadas com a estimativa de $ 35 milhões. A diferença de $ 1 milhão foi registrada a crédito do saldo do fundo.

Conta contábil Débito Crédito
6 Receitas $ 36.000.000
Receitas estimadas
$ 35.000.000
Saldo do fundo
$ 1.000.000

A cidade gastou $ 31 milhões de sua dotação de $ 34 milhões. Um crédito de $ 3 milhões foi aplicado ao saldo do fundo para o montante não gasto.

Conta contábil Débito Crédito
7 Dotações $ 34.000.000
Despesas
$ 31.000.000
Saldo do fundo
$ 3.000.000

Com o encerramento do exercício fiscal corrente, sua dotação expirou. O saldo remanescente no fundo geral naquele momento é considerado não gasto . As agências governamentais municipais não têm permissão para gastar o saldo não gasto, mesmo que suas despesas durante o período fiscal encerrado tenham sido menores do que sua parcela da dotação expirada. É necessária uma nova dotação para autorizar gastos no próximo exercício fiscal. (Passivos incorridos no final do período fiscal para bens e serviços encomendados, mas ainda não recebidos, são geralmente considerados gastos , permitindo o pagamento em uma data posterior sob a apropriação atual. Algumas jurisdições, no entanto, exigem que os valores sejam incluídos no orçamento do período seguinte.)

Em vez de reaplicar o saldo não gasto do fundo geral aos mesmos programas, o conselho municipal pode optar por gastar o dinheiro em outros programas. Alternativamente, eles podem usar o saldo para cortar impostos ou pagar uma dívida de longo prazo. Com um grande superávit, a redução da carga tributária costuma ser a escolha preferida.

Veja também

Referências

links externos