Compra - Purchasing

Este artigo trata da aquisição de bens em contexto corporativo. Para outros usos, consulte Compra (desambiguação) .

Compra é o processo que uma empresa ou organização usa para adquirir bens ou serviços para atingir seus objetivos. Embora existam várias organizações que tentam definir padrões no processo de compra, os processos podem variar muito entre as organizações.

A compra é parte de um processo de aquisição mais amplo , que normalmente também inclui expedição , qualidade do fornecedor, transporte e logística .

Detalhes

Gerentes / diretores de compras e gerentes / diretores de compras orientam os procedimentos e padrões de aquisição da organização . A maioria das organizações usa uma verificação de três vias como a base de seus programas de compras. Isso envolve três departamentos da organização concluindo partes separadas do processo de aquisição. Nem todos os três departamentos se reportam ao mesmo gerente sênior, para evitar práticas antiéticas e dar credibilidade ao processo. Esses departamentos podem ser compras, recebimento e contas a pagar; ou engenharia, compras e contas a pagar ; ou um gerente de fábrica, compras e contas a pagar. As combinações podem variar significativamente, mas um departamento de compras e contas a pagar são geralmente dois dos três departamentos envolvidos.

Quando o departamento de recebimento não está envolvido, normalmente é chamado de cheque bidirecional ou pedido de compra bidirecional. Nessa situação, o departamento de compras emite o recibo do pedido de compra não obrigatório. Quando chega uma fatura contra o pedido, o departamento de contas a pagar irá então diretamente para o solicitante do pedido de compra para verificar se os bens ou serviços foram recebidos. Isso é normalmente o que é feito para bens e serviços que irão ignorar o departamento de recebimento. Alguns exemplos são software entregue eletronicamente, trabalho NRE (serviços de engenharia não recorrentes), horas de consultoria, etc.

Historicamente, o departamento de compras emitia compras de suprimentos, serviços, equipamentos e matérias-primas . Em seguida, em um esforço para diminuir os custos administrativos associados aos pedidos repetitivos de itens de consumo básicos , acordos "cobertores" ou "principais" foram estabelecidos. Esses tipos de acordos normalmente têm uma duração mais longa e um escopo maior para maximizar as quantidades do conceito de escala. Quando suprimentos adicionais fossem necessários, uma simples liberação seria emitida ao fornecedor para fornecer os bens ou serviços.

Outra forma de diminuir os custos administrativos associados a contratos repetitivos de material comum, é a utilização de cartões de crédito empresariais, também conhecidos como “ Cartões de Compras ” ou simplesmente “P-Cards”. Os programas P-card variam, mas todos eles têm verificações e auditorias internas para garantir o uso apropriado. Os gerentes de compras perceberam que uma vez que os contratos para os consumíveis de baixo valor em dólar estão em vigor, a aquisição pode assumir um papel menor na operação e no uso dos contratos. Ainda há supervisão nas formas de auditorias e revisões de demonstrativos mensais, mas a maior parte do tempo agora está disponível para negociar compras importantes e estabelecer outros contratos de longo prazo. Esses contratos são normalmente renováveis ​​anualmente.

Essa tendência de afastamento da função de compras diárias (compras táticas) resultou em várias mudanças no setor. O primeiro foi a redução de pessoal. Os departamentos de compras agora eram menores. Não havia necessidade de o exército de funcionários processar pedidos de peças individuais como no passado. Outra mudança foi o foco na negociação de contratos e aquisição de equipamentos de grande capital. Ambas as funções permitiram que os departamentos de compras fizessem a maior contribuição financeira para a organização. Um novo termo e cargo surgiram - Strategic sourcing and Sourcing Managers. Esses profissionais não se concentraram apenas no processo de licitação e negociação com fornecedores , mas em toda a função de suprimentos . Nessas funções, eles foram capazes de agregar valor e maximizar a economia para as organizações. Esse valor se manifestou em estoques mais baixos , menos pessoal e na entrega mais rápida do produto final ao consumidor. O sucesso dos gerentes de compras nessas funções resultou em novas atribuições fora da função de compras tradicional - logística, gerenciamento de materiais, distribuição e armazenamento. Cada vez mais gerentes de compras estavam se tornando gerentes da cadeia de suprimentos, lidando com funções adicionais das operações de sua organização. Os gerentes de compras não foram os únicos a se tornarem gerentes da cadeia de suprimentos. Gerentes de logística, gerentes de materiais, gerentes de distribuição, etc., todos passaram para a função mais ampla e alguns eram responsáveis ​​pelas funções de compras agora.

Na contabilidade , compras é a quantidade de mercadorias que uma empresa comprou ao longo deste ano. Também se refere a informações quanto ao tipo, qualidade, quantidade e custo dos bens comprados que devem ser mantidos. Eles são adicionados ao inventário . As compras são compensadas por descontos de compra e devoluções e abatimentos de compras . Quando deve ser adicionado depende da política Free On Board (FOB) do comércio. Para o comprador, esse novo estoque é adicionado na remessa se a apólice for um ponto de remessa FOB, e o vendedor remove esse item de seu estoque. Por outro lado, o comprador adicionou este estoque no recebimento se a apólice era destino FOB, e o vendedor remove este item de seu estoque quando ele foi entregue.

Bens comprados para outros fins que não a venda direta, como para Pesquisa e Desenvolvimento , são adicionados ao estoque e alocados às despesas de Pesquisa e Desenvolvimento à medida que são usados. Por outro lado, os equipamentos comprados para Pesquisa e Desenvolvimento não são adicionados ao estoque, mas são capitalizados como ativos .

Tópicos de compra

Processo de aquisição

O processo de aquisição revisado para os principais sistemas do Departamento de Defesa dos Estados Unidos é mostrado na próxima figura. O processo é definido por uma série de fases durante as quais a tecnologia é definida e amadurecida em conceitos viáveis, que são posteriormente desenvolvidos e preparados para a produção, após o que os sistemas produzidos são suportados em campo.

Modelo do Processo de Aquisição.

O processo permite que um determinado sistema entre no processo em qualquer uma das fases de desenvolvimento. Por exemplo, um sistema que usa tecnologia não comprovada entraria nos estágios iniciais do processo e continuaria por um longo período de maturação da tecnologia, enquanto um sistema baseado em tecnologias maduras e comprovadas poderia entrar diretamente no desenvolvimento de engenharia ou, possivelmente, até na produção. O próprio processo inclui quatro fases de desenvolvimento:

  • Desenvolvimento de conceito e tecnologia: pretende explorar conceitos alternativos com base em avaliações de necessidades operacionais, prontidão de tecnologia, risco e acessibilidade.
  • A fase de desenvolvimento de conceito e tecnologia começa com a exploração do conceito. Durante esta fase, estudos de conceito são realizados para definir conceitos alternativos e fornecer informações sobre capacidade e risco que permitiriam uma comparação objetiva de conceitos concorrentes.
  • Fase de desenvolvimento e demonstração do sistema. Esta fase pode ser inserida diretamente como resultado de uma oportunidade tecnológica e necessidade urgente do usuário, além de ter passado pelo desenvolvimento de conceito e tecnologia.
  • A última e mais longa fase é a fase de Manutenção e Eliminação do programa. Durante esta fase, todas as atividades necessárias são realizadas para manter e sustentar o sistema no campo da maneira mais econômica possível.

Seleção de licitantes

Este é o processo em que a organização identifica fornecedores potenciais para suprimentos, serviços ou equipamentos especificados. São analisadas as credenciais e o histórico desses fornecedores , com os produtos ou serviços que oferecem. O processo de seleção de licitantes varia de organização para organização, mas pode incluir a execução de relatórios de crédito, entrevistas com a gerência, testes de produtos e visitas às instalações. Esse processo nem sempre é feito em ordem de importância, mas sim em ordem de despesa. Freqüentemente, os gerentes de compras pesquisam os licitantes em potencial, obtendo informações sobre as organizações e os produtos de fontes da mídia e de seus próprios contatos no setor. Além disso, a compra pode enviar Solicitação de Informações (RFI) a fornecedores em potencial para ajudar a coletar informações. A engenharia também inspecionaria produtos de amostra para determinar se a empresa ou organização pode produzir os produtos de que precisam. Se o licitante passar em ambos os estágios, a engenharia pode decidir fazer alguns testes nos materiais para verificar ainda mais os padrões de qualidade. Esses testes podem ser caros e envolver tempo significativo de vários técnicos e engenheiros. A gerência de engenharia deve tomar essa decisão com base no custo dos produtos que provavelmente adquirirão, na importância do produto dos licitantes para a produção e em outros fatores. Verificações de crédito, entrevistas com a gerência, visitas às fábricas e outras etapas podem ser utilizadas se os gerentes de engenharia, manufatura e cadeia de suprimentos decidirem que podem ajudar em sua decisão e o custo for justificável.

Outras organizações podem ter metas de aquisição de minorias a serem consideradas na seleção de licitantes. As organizações identificam objetivos no uso de negócios pertencentes a mulheres ou minorias . A utilização significativa de fornecedores minoritários pode qualificar a empresa como licitante potencial para um contrato com uma empresa ou entidade governamental que busca aumentar seus programas de fornecedores minoritários.

Este processo de seleção pode incluir ou excluir fornecedores internacionais, dependendo dos objetivos e critérios organizacionais. As empresas que buscam aumentar sua base de fornecedores na orla do Pacífico podem excluir fornecedores das Américas, Europa e Austrália. Outras organizações podem estar procurando comprar no mercado interno para garantir uma resposta mais rápida aos pedidos, bem como uma colaboração mais fácil no design e na produção.

As metas organizacionais ditarão os critérios para o processo de seleção dos licitantes. Também é possível que o produto ou serviço a ser adquirido seja tão especializado que o número de licitantes seja limitado e os critérios devam ser muito amplos para permitir a concorrência. Se apenas uma empresa puder atender às especificações do produto, os gerentes de compras devem considerar a utilização de uma opção de “Fonte Única” ou trabalhar com a engenharia para ampliar as especificações se o projeto permitir alteração nas especificações. A única opção de fonte é a parte da seleção de licitantes que reconhece que às vezes há apenas um fornecedor razoável para alguns serviços ou produtos. Isso pode ser devido às aplicações limitadas para o produto não suportar mais de um fabricante, proximidade do serviço prestado ou os produtos foram recentemente projetados ou inventados e a concorrência ainda não está disponível.

Processo de licitação

Este é o processo que uma organização utiliza para adquirir bens, serviços ou equipamentos. Os processos variam significativamente, desde os rigorosos até os muito informais. É mais provável que grandes corporações e entidades governamentais tenham processos formais e rigorosos. Esses processos podem utilizar formulários de licitação especializados que requerem procedimentos e detalhes específicos. Os procedimentos muito rigorosos exigem que as propostas sejam abertas por vários funcionários de vários departamentos para garantir a justiça e a imparcialidade. As respostas geralmente são muito detalhadas. Os licitantes que não responderem exatamente como especificado e seguirem os procedimentos publicados podem ser desqualificados. As empresas privadas menores são mais propensas a ter procedimentos menos formais. As propostas podem ser na forma de um e-mail para todos os licitantes especificando produtos ou serviços. As respostas dos licitantes podem ser detalhadas ou apenas o valor proposto em dólares.

A maioria dos processos de licitação possui vários níveis. As aquisições sob uma determinada quantia em dólares podem ser “a critério do usuário”, permitindo a solicitação ou a escolha de quem eles quiserem. Esse nível pode ser tão baixo quanto $ 100 ou tão alto quanto $ 10.000, dependendo da organização. A justificativa é que a economia obtida pelo processamento dessas solicitações, da mesma forma que itens caros, é mínima e não justifica o tempo e as despesas. Departamentos de compras observam abusos do privilégio de critério do usuário. As aquisições em uma faixa intermediária podem ser processadas com um processo um pouco mais formal. Este processo pode envolver o usuário fornecendo cotações de três fornecedores distintos. A compra pode ser solicitada ou necessária para obter as cotações. O processo de licitação formal começa tão baixo quanto $ 10.000 ou tão alto quanto $ 100.000 dependendo da organização. A licitação geralmente envolve um formulário específico que o licitante preenche e deve ser devolvido em um determinado prazo. Dependendo da mercadoria a ser adquirida e da organização, a proposta pode especificar um critério de avaliação ponderada. Outros lances seriam avaliados a critério da compra ou dos usuários finais. Algumas propostas podem ser avaliadas por um comitê multifuncional. Outros lances podem ser avaliados pelo usuário final ou pelo comprador na compra. Especialmente em pequenas empresas privadas, os licitantes poderiam ser avaliados com base em critérios ou fatores que pouco ou nada têm a ver com a oferta real. Exemplos desses fatores são o histórico do licitante com a empresa, o histórico do licitante com a alta administração da empresa em outras empresas e a variedade de produtos do licitante.

Avaliação técnica

As avaliações técnicas, avaliações da adequação técnica dos bens ou serviços cotados, se necessárias, são normalmente realizadas antes da avaliação comercial. Durante esta fase do processo de aquisição, um representante técnico da empresa (geralmente um engenheiro) analisará a proposta e designará cada licitante como tecnicamente aceitável ou tecnicamente inaceitável.

A avaliação técnica é geralmente realizada em relação a um conjunto de critérios de avaliação técnica pré-determinados. Existem dois tipos de critérios, os critérios gerais (em que as pontuações são atribuídas se forem cumpridas) e os critérios essenciais (a sua falta tornará a proposta tecnicamente desqualificada).

Avaliação comercial

O custo do dinheiro é calculado multiplicando-se a taxa de juros da moeda aplicável pela quantia em dinheiro paga antes do recebimento das mercadorias. Se o dinheiro permanecesse na conta do comprador, haveria juros. Esses juros são essencialmente um custo adicional associado a tais pagamentos de progresso ou marcos.

O local de fabricação é levado em consideração durante a fase de avaliação, principalmente para calcular os custos de frete e questões regionais. Por exemplo, é comum na Europa que as fábricas fechem durante o mês de agosto por causa das férias de verão. Os acordos trabalhistas também podem ser levados em consideração e incluídos na avaliação se a região específica for conhecida por ter disputas trabalhistas frequentes.

O lead time de fabricação é o tempo desde a colocação do pedido (ou o tempo que os desenhos finais são enviados pelo comprador ao vendedor) até que as mercadorias sejam fabricadas e preparadas para entrega. Os prazos de entrega variam de acordo com a mercadoria e podem variar de vários dias a anos.

O tempo de transporte é avaliado ao comparar a entrega das mercadorias com a data de uso exigida pelo comprador. Se as mercadorias forem enviadas de um porto remoto, com transporte infrequente de navios, o tempo de transporte pode exceder o cronograma e ajustes precisam ser feitos.

Encargos de entrega - o encargo para as mercadorias a serem entregues em um ponto determinado.

Negociando

A negociação é um conjunto de habilidades chave no campo de compras. Um dos objetivos dos agentes compradores é adquirir mercadorias nas condições mais vantajosas da entidade compradora (ou simplesmente, o "comprador"). Os agentes de compras normalmente tentam diminuir os custos enquanto atendem aos outros requisitos do comprador, como entrega no prazo, conformidade com os termos e condições comerciais (incluindo a garantia , a transferência de risco, atribuição, direitos de auditoria , confidencialidade , remédios, etc.) .

Bons negociadores, aqueles com altos níveis de "economia de custos" documentada, recebem um prêmio dentro da indústria em relação à sua remuneração . Dependendo do contrato de trabalho entre o comprador e o empregador, a economia de custo do comprador pode resultar na criação de valor para o negócio e pode resultar em um bônus de taxa fixa ou um pagamento de porcentagem ao agente de compra da economia de custo documentada.

Os departamentos de compras, embora possam ser considerados uma função de suporte do negócio principal, são, na verdade, departamentos geradores de receita . Por exemplo, se a empresa precisa comprar $ 30 milhões de dólares em widgets e o departamento de compras protege os widgets por $ 25 milhões de dólares, o departamento de compras teria economizado $ 5 milhões de dólares para a empresa. Essa economia pode exceder o orçamento anual do departamento, o que, na verdade, pagaria as despesas gerais do departamento - os salários do funcionário, computadores, espaço de escritório, etc.

Administração pós-prêmio

A administração pós-adjudicação normalmente consiste em fazer pequenas alterações, acréscimos ou subtrações, que de alguma forma alteram os termos do contrato ou o escopo de fornecimento do vendedor. Essas mudanças geralmente são pequenas, mas para fins de auditoria devem ser documentadas no contrato existente. Os exemplos incluem aumentar a quantidade de um item de linha ou alterar a metalurgia de um componente específico.

Encerramento de pedido

É o fechamento da ordem.

Veja também

Referências