Solicitação de Proposta - Request for proposal

Uma solicitação de proposta ( RFP ) é um documento que solicita uma proposta, geralmente feita por meio de um processo de licitação , por uma agência ou empresa interessada na aquisição de uma mercadoria , serviço ou ativo valioso, para fornecedores em potencial para apresentar propostas de negócios . Ele é apresentado no início do ciclo de aquisição, seja no estudo preliminar ou no estágio de aquisição.

Visão geral

Uma RFP é usada quando a solicitação requer conhecimento técnico, capacidade especializada ou quando o produto ou serviço solicitado ainda não existe e a proposta pode exigir pesquisa e desenvolvimento para criar o que está sendo solicitado.

A RFP apresenta requisitos preliminares para a mercadoria ou serviço e pode ditar em vários graus a estrutura e o formato exatos da resposta do fornecedor. RFPs eficazes geralmente refletem a estratégia e os objetivos de negócios de curto / longo prazo, fornecendo uma visão detalhada sobre quais fornecedores serão capazes de oferecer uma perspectiva de correspondência.

Solicitações semelhantes incluem uma solicitação de cotação (RFQ), em que o cliente pode simplesmente estar procurando uma cotação de preço e uma solicitação de informações (RFI), em que o cliente precisa de mais informações dos fornecedores antes de enviar uma RFP. Uma RFI é normalmente seguida por uma RFP ou RFQ.

Em princípio, uma RFP:

  • Informa aos fornecedores que uma organização está procurando adquirir e os incentiva a fazer o melhor possível.
  • Requer que a empresa especifique o que se propõe a comprar. Se a análise de requisitos foi preparada adequadamente, ela pode ser incorporada facilmente ao documento de Solicitação.
  • Alerta os fornecedores de que o processo de seleção é competitivo.
  • Permite ampla distribuição e resposta.
  • Garante que os fornecedores respondam efetivamente aos requisitos identificados.
  • Em geral, espera-se que siga um procedimento estruturado de avaliação e seleção, para que uma organização possa demonstrar imparcialidade - um fator crucial nas aquisições do setor público.

Especificações

Uma RFP geralmente envolve mais do que uma solicitação de preço. Outras informações solicitadas podem incluir informações corporativas básicas e histórico, informações financeiras (a empresa pode entregar sem risco de falência ), capacidade técnica (usada em grandes aquisições de serviços, onde o item não foi feito anteriormente ou onde o requisito poderia ser atendido por vários meios técnicos), informações do produto, como disponibilidade de estoque e período estimado de conclusão, e referências de clientes que podem ser verificadas para determinar a adequação de uma empresa (incluindo formação educacional e militar de seus funcionários no projeto --- graduados universitários e aqueles com ensino superior avançado graus podem agregar "valor" do licitante).

A disponibilidade onipresente da Internet fez com que muitas agências governamentais recorressem a sites estatais ou operados por fornecedores que fornecem listas de RFPs, bem como RFIs e RFQs. Muitos permitem que os fornecedores se cadastrem gratuitamente para receber e-mails de solicitações gerais ou de categorias específicas de produtos ou serviços pelos quais haja interesse. Em alguns casos, todo o processo é feito online com respostas como documentos digitalizados ou arquivos PDF carregados no servidor; nos demais casos, ou por motivos legais, a resposta deverá ser enviada em papel e / ou em CD / DVD ou pen drive por correio ou serviço de entrega.

Nas forças armadas de muitos países, uma RFP é freqüentemente levantada para cumprir um Requisito Operacional (OR), após o qual a autoridade de compras militares normalmente emitirá uma especificação técnica detalhada contra a qual as licitações (isto é, licitações) serão feitas por contratantes em potencial. No uso civil, uma RFP geralmente faz parte de um processo de vendas complexo , também conhecido como vendas corporativas .

RFPs geralmente incluem especificações do item, projeto ou serviço para o qual uma proposta é solicitada. Quanto mais detalhadas as especificações, maiores as chances de que a proposta fornecida seja precisa. Geralmente, as RFPs são enviadas a um fornecedor aprovado ou lista de fornecedores.

Os licitantes devolvem uma proposta em uma data e hora definidas. As propostas atrasadas podem ou não ser consideradas, dependendo dos termos da RFP inicial. As propostas são utilizadas para avaliar a idoneidade como fornecedor, vendedor ou parceiro institucional. Normalmente, as organizações seguem um processo de seleção de fornecedor detalhado para listar os fornecedores que devem ser convidados para outras rodadas de negociação. Este processo de triagem pode ser tanto modelos de pontuação do fornecedor ou discussões internas dentro da organização compradora. Podem ser realizadas discussões sobre as propostas (frequentemente para esclarecer capacidades técnicas ou para observar erros em uma proposta ou, em muitos casos, para negociar o preço). Na maioria dos casos, apenas licitantes selecionados podem ser convidados a participar de licitações subsequentes, ou podem ser solicitados a apresentar sua melhor proposta técnica e financeira, comumente chamada de Oferta Melhor e Final (BAFO) . As alterações subsequentes podem ser chamadas de Oferta Final Melhor e Revisada (BARFO) .

Assim que ambas as partes, isto é, uma organização compradora e uma organização vendedora, concordem com os termos e condições técnicos e comerciais da proposta, elas podem passar para as próximas etapas, como assinatura do contrato, declaração de trabalho que formalizaria as transações de compra.

Hoje, muitas organizações estão se tornando mais colaborativas no desenvolvimento de RFPs; isso é especialmente verdadeiro para universidades e outras grandes entidades públicas que fazem grandes compras de tecnologia. Os grupos emissores de RFP pedem casos de uso específicos, em vez de fornecer uma lista de recursos, e garantem que tenham a oportunidade de incluir demonstrações, webinars e reuniões como parte do processo de RFP para garantir que tenham um forte entendimento de todos os produtos concorrentes antes de fazer uma compra.

Outros pedidos

  • Um pedido de associação (RFA), também conhecido como pedido de parceria ou pedido de aliança, é uma proposta de uma parte para outra para agir em conjunto (geralmente em negócios) e compartilhar os benefícios dessa ação conjunta.
  • Uma solicitação de expressão de interesse (RFEI) faz parte do processo de descoberta de EOI (expressão de interesse), a fim de coletar informações sobre a possível aquisição dos serviços solicitados, semelhante à RFQ, às vezes feita antes da publicação de uma RFP.
  • Uma solicitação de informações (RFI) é uma proposta solicitada de um potencial vendedor ou provedor de serviços para determinar quais produtos e serviços estão potencialmente disponíveis no mercado para atender às necessidades de um comprador e para saber a capacidade de um vendedor em termos de ofertas e pontos fortes do vendedor. RFIs são comumente usados ​​em aquisições importantes, onde um requisito poderia ser atendido por vários meios alternativos. Uma RFI, entretanto, não é um convite para licitar, não vincula o comprador ou os vendedores e pode ou não levar a uma RFP ou RFQ.
  • Uma solicitação de cotação (RFQ) é usada quando as discussões com os licitantes não são necessárias (principalmente quando as especificações de um produto ou serviço já são conhecidas) e quando o preço é o principal ou único fator na seleção do licitante vencedor. Uma RFQ também pode ser usada antes da emissão de uma RFP completa para determinar as faixas gerais de preços. Nesse cenário, produtos, serviços ou fornecedores podem ser selecionados a partir dos resultados da RFQ para serem incluídos em pesquisas futuras a fim de redigir uma RFP mais completa. Na prática de negócios comerciais, o RFQ é a forma mais popular de RFx usada, com muitas empresas não entendendo a distinção entre os RFxs e, portanto, adotando o RFQ como padrão.
  • Uma solicitação de qualificações (RFQ), também conhecida como questionário de pré-qualificação (PQQ), é um documento frequentemente distribuído antes do início do processo de RFP. Ele é usado para reunir informações de fornecedores de várias empresas para gerar um pool de clientes em potencial. Isso facilita o processo de revisão da RFP por pré-seleção preventiva de candidatos que atendam às qualificações desejadas.
  • Uma solicitação de solução (RFS) é semelhante a uma RFP, mas mais aberta e geral. Isso permite ao fornecedor ou fornecedor a maior flexibilidade de todas as RFx ao expressar sua solução ou sua combinação de produto e serviço.
  • Um pedido de licitação (RFT), também conhecido como concurso (ITT), é mais utilizado pelos governos.

Veja também

Referências