Reunião (procedimento parlamentar) - Meeting (parliamentary procedure)
De acordo com as Regras de Ordem de Robert , um guia amplamente usado para procedimentos parlamentares , uma reunião é uma reunião de um grupo de pessoas para tomar decisões. Este sentido de "reunião" pode ser diferente do sentido geral em que uma reunião em geral pode não ser necessariamente conduzida com o propósito de tomar decisões.
Cada reunião pode ser uma sessão separada ou não fazer parte de um grupo de reuniões que constituem uma sessão. As reuniões variam em sua frequência, com certas ações sendo afetadas dependendo se as reuniões são realizadas com mais de um intervalo de tempo trimestral. Existem diferentes tipos de reuniões, como uma reunião regular, uma reunião especial ou uma reunião anual. Cada reunião pode ter uma agenda, que lista os negócios que serão discutidos durante a reunião. A ata da reunião é resumida na ata.
Sessão
Uma sessão é uma reunião ou série de reuniões conectadas dedicadas a uma única ordem de negócios, programa, agenda ou propósito anunciado. Os estatutos de uma organização podem definir um significado específico do termo "sessão". Na maioria das organizações, cada sessão consiste em apenas uma única reunião (ou seja, "sessão" e "reunião" são termos equivalentes neste caso).
A importância de uma sessão é que uma sessão geralmente não pode tomar decisões que vinculem um grupo em uma sessão futura. Uma sessão tem implicações para a renovação das moções . A mesma questão ou substancialmente a mesma questão não pode ser levantada duas vezes na mesma sessão exceto por meio das moções que trazem uma questão novamente perante a assembléia .
Intervalo de tempo trimestral
Um intervalo de tempo trimestral representa uma limitação de tempo para a realização ou adiamento de certas ações. Não existe mais do que um intervalo de tempo trimestral entre duas sessões quando "a segunda sessão começa a qualquer momento durante ou antes do terceiro mês calendário após o mês calendário em que termina a primeira sessão." Por exemplo, se uma reunião ocorrer em janeiro, a outra reunião ocorrerá em um intervalo de tempo trimestral quando a reunião anterior for em ou após 1º de outubro do ano anterior ou quando a próxima reunião ocorrer em ou antes de 30 de abril do ano atual .
Uma moção não pode ser adiada para a próxima reunião se essa reunião for agendada para mais de um intervalo de tempo trimestral. Se a próxima reunião de um órgão ocorrer a mais de um intervalo de tempo trimestral, é comum nomear um conselho ou comitê para aprovar a ata da reunião atual. Uma moção que tenha sido colocada na mesa em uma reunião e não retirada da mesa antes do final da reunião morrerá se a próxima reunião ocorrer a mais de um intervalo de tempo trimestral, ao passo que se a próxima reunião ocorrer dentro de um intervalo de tempo trimestral , a moção poderá ser retirada da mesa nessa reunião.
Tipos de reuniões
As Regras de Ordem de Robert recentemente revisadas descrevem os seguintes tipos de reuniões:
- Reunião regular - uma reunião normalmente agendada pela organização em intervalos definidos. Por exemplo, pode ser uma reunião semanal ou mensal da organização.
- Reunião especial - uma reunião agendada separadamente de uma reunião ordinária, conforme a necessidade.
- Reunião adiada - uma reunião que continua a partir de uma reunião regular ou uma reunião especial (também chamada de "reunião continuada"). Esta reunião foi agendada por uma moção para o fazer .
- Reunião anual - uma reunião realizada todos os anos. Esta reunião pode ser diferente das reuniões regulares porque pode haver eleições ou relatórios anuais dos dirigentes que só ocorrem em tal reunião.
- Sessão executiva - uma reunião em que os procedimentos são secretos ou confidenciais.
- Sessão pública - uma reunião, geralmente de um órgão governamental, que é aberta ao público em geral. No caso de órgãos governamentais, pode ser necessário que tais reuniões sejam abertas ao público devido às leis de reuniões abertas .
- Reuniões eletrônicas - reunião realizada por meio eletrônico, como a Internet. Qualquer um dos tipos de reuniões acima também pode ser realizado como uma reunião "eletrônica".
Os grupos também podem se reunir em convenções que podem ter várias reuniões durante um dia ou uma semana ou mais. As convenções podem ser realizadas em conexão com a reunião anual da organização.
Convocação da reunião
Uma "convocação" da reunião é uma notificação com a hora e o local que é enviada com antecedência para informar os membros. Normalmente, a secretária da organização é responsável pelo envio da chamada. A chamada também pode incluir uma agenda ou uma lista de itens de negócios a serem discutidos na reunião. As organizações podem ter um requisito de quanto aviso é necessário para a chamada. Por exemplo, uma chamada pode ser exigida para ser enviada pelo menos 30 dias antes da reunião.
Este sentido de "convocação" da reunião é diferente de "convocação", o que significa que a reunião está começando.
Agenda
Uma agenda é uma lista das atividades da reunião na ordem em que serão realizadas, começando com a convocação e terminando com o encerramento. Geralmente inclui um ou mais itens específicos de negócios a serem implementados. Pode, mas não é obrigatório, incluir horários específicos para uma ou mais atividades.
Procedimentos para conduzir uma reunião
As organizações têm suas próprias regras para a realização de reuniões. A maioria das organizações nos Estados Unidos usa as Regras de Ordem de Robert como um guia complementar para suas regras. Fora dos Estados Unidos, as organizações podem seguir regras semelhantes às do Parlamento.
Minutos
Atas , também conhecidas como protocolos ou, informalmente, notas, são o registro escrito instantâneo de uma reunião ou audiência. Eles geralmente descrevem os eventos da reunião e podem incluir uma lista de participantes, uma declaração das questões consideradas pelos participantes e respostas ou decisões relacionadas às questões.