Manual do funcionário - Employee handbook
Um manual do funcionário , às vezes também conhecido como manual do funcionário , manual do pessoal ou manual de política da empresa , é um livro dado aos funcionários por um empregador.
O manual do funcionário pode ser usado para reunir informações de emprego e informações relacionadas ao trabalho que os funcionários precisam saber. Normalmente tem três tipos de conteúdo:
- Cultural: uma declaração de boas-vindas, a missão ou propósito da empresa, os valores da empresa e muito mais.
- Informações gerais: acordos de férias, vantagens da empresa, políticas não exigidas por lei, resumos de políticas e muito mais.
- Específico do caso: políticas, regras, procedimentos disciplinares e de reclamação da empresa e outras informações modeladas de acordo com as leis ou regulamentos trabalhistas .
O manual do funcionário, se houver, quase sempre faz parte do processo de integração ou indução de novos funcionários da empresa. Um manual do funcionário por escrito dá conselhos claros aos funcionários e cria uma cultura em que as questões são tratadas de forma justa e consistente.
Contente
Embora muitas vezes varie de empresa para empresa, as áreas específicas que um manual do funcionário pode abordar incluem:
- Uma declaração de boas-vindas, que também pode descrever resumidamente a história da empresa, as razões de seu sucesso e como o funcionário pode contribuir para sucessos futuros.
- Informações culturais , como missão, visão ou declaração de propósito , informações sobre valores organizacionais , informações históricas sobre a empresa e / ou uma declaração sobre as metas e objetivos de um negócio.
- Procedimentos de orientação. Isso geralmente envolve fornecer a um gerente de recursos humanos ou outro funcionário designado formulários de retenção de imposto de renda preenchidos , fornecendo prova de identidade e elegibilidade para emprego (de acordo com a Lei de Reforma e Controle de Imigração dos EUA de 1986 ), prova de um teste de drogas concluído (por um centro médico designado) e outros formulários exigidos.
- Definições de emprego de meio período e período integral e benefícios que cada classificação recebe. Além disso, essa área também descreve os procedimentos de cronometragem (como definir uma "semana de trabalho"). Esta área também pode incluir informações sobre pausas diárias (para almoço e descanso).
- Informações sobre salários e benefícios do funcionário (como férias e seguro). Normalmente, os novos funcionários recebem alguns benefícios, além de recompensas adicionais (como inscrição em um programa de conta de aposentadoria 401K , férias adicionais e aumentos salariais) após terem trabalhado para uma empresa por um determinado período de tempo. Isso é explicado nesta seção.
- Diretrizes e procedimentos para viagens e despesas (T&E).
- Informações sobre os diferentes tipos de licença, incluindo feriados , licença remunerada (PTO), licença médica, licença pessoal, licença militar, luto e licença para voto. Se o empregador estiver coberto pela Lei de Licença Médica e Familiar dos EUA de 1993 - geralmente 50 ou mais funcionários - um manual geralmente contém informações sobre o FMLA e geralmente inclui políticas específicas para licença parental e licença médica.
- Expectativas sobre políticas de conduta e disciplina. Essas seções incluem políticas de conduta para áreas como assédio sexual , uso de álcool e drogas e frequência; mais, motivos para demissão (ou seja, ser despedido, despedido ) e devido processo legal . Essa área também pode incluir informações sobre o arquivamento de queixas junto aos supervisores e / ou colegas de trabalho e a comunicação de questões relacionadas ao trabalho com os supervisores e / ou gerentes da empresa.
- Diretrizes para análises de desempenho de funcionários (por exemplo, como e quando são realizadas).
- Políticas para promoção, transferência ou rebaixamento para uma determinada posição.
- Regras relativas ao correio; uso de telefone, equipamentos da empresa, Internet e e-mail ; e uso de veículos motorizados pelos funcionários para atribuições de trabalho.
- Procedimentos para lidar com acidentes de trabalho, como aqueles que resultam em ferimentos.
- Como um funcionário pode encerrar voluntariamente seu emprego (por meio de aposentadoria ou demissão) e entrevistas de desligamento.
- Uma exigência de que os funcionários mantenham certas informações comerciais confidenciais. Essa área geralmente inclui informações sobre a liberação de registros e informações de funcionários, bem como quem pode recuperar e inspecionar as informações.
As revisões do manual do funcionário variam de empresa para empresa. Em muitas empresas maiores, um manual revisado é publicado anualmente ou em outros intervalos regulares. Recomenda-se que os manuais sejam atualizados regularmente à medida que as leis e regulamentos mudam.
Formulário de confirmação de recebimento
Os novos funcionários são frequentemente solicitados a assinar um formulário de confirmação declarando que receberam, leram e compreenderam as informações contidas no manual do funcionário e aceitaram seus termos.
Os formulários de confirmação geralmente têm conteúdo adicional:
- Uma isenção de responsabilidade de que o manual não é um contrato ou outro acordo de trabalho.
- Uma declaração de que o manual pode mudar ao longo do tempo, com ou sem aviso prévio, e que o funcionário concorda com essas mudanças. Esta é uma tentativa dos empregadores de se protegerem de responsabilidades caso uma política seja alterada e o funcionário não seja explicitamente notificado sobre a mudança.
- Nos Estados Unidos, os empregadores à vontade também costumam declarar o fato de que o emprego é à vontade e que a relação de trabalho pode ser encerrada a qualquer momento por qualquer motivo, com ou sem justa causa.
A não assinatura do formulário de confirmação por parte de um funcionário em tempo hábil pode impedir sua contratação ou resultar em demissão.
Manuais de cultura primeiro para o funcionário
Em 2009, a Netflix lançou publicamente uma apresentação intitulada Netflix Culture: Freedom & Responsibility, que descreveu seu movimento de afastamento de uma cultura corporativa baseada no comando e controle em direção a uma cultura centrada em liberdade e responsabilidade. A apresentação se tornou viral e em março de 2018 teve mais de 17 milhões de visualizações.
Como a apresentação também discute outras políticas comuns da empresa, costuma ser chamada de manual do funcionário da Netflix. Tem sido muito influente, com muitas empresas copiando sua política de férias "ilimitadas" e sua política de despesas simples "Aja no melhor interesse da Netflix".
Juntamente com o Manual da Valve para Novos Funcionários e o Livro de Cultura da Zappos , a apresentação influenciou muitas empresas a criar manuais do funcionário que priorizam a cultura, que destacam a cultura da empresa em vez de ou antes das políticas que seriam encontradas em um manual do funcionário tradicional. Mesmo as políticas são reescritas de uma maneira muito diferente da que a tradição ditaria, ou incluem resumos informais ou introduções em linguagem simples.
Necessidade de manual do funcionário
As leis federais e estaduais e o número crescente de casos de litígios relacionados com funcionários contra a administração sugerem fortemente que uma declaração por escrito da política da empresa é uma necessidade comercial para empresas de qualquer tamanho.
Por exemplo, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos Estados Unidos informou que, em 2005, as empresas pagaram mais de US $ 378 milhões em acordos não litigados por discriminação. Em 2014, a EEOC recebeu um total de 88.778 acusações de discriminação movidas contra empresas privadas.
Outros exemplos de litígios contra uma empresa decorrentes de ações de funcionários são a divulgação de informações privadas de um cliente e, é claro, as ações de um funcionário contra outro; o assédio sexual é um tipo de conduta ofensiva do funcionário.
Dito isso, alguns consultores jurídicos recomendam que empresas muito pequenas (menos de 10 ou 15 funcionários) não tenham nenhum manual porque a maioria das empresas muito pequenas tem dificuldade em dedicar tempo ou recursos para manter um manual de funcionários atualizado. Pode ser menos arriscado para empresas muito pequenas não ter políticas documentadas em vez de políticas enganosas, desatualizadas ou incompletas. No entanto, outros sustentaram que há benefícios para as pequenas organizações, como algumas ONGs, em manter um manual de política de qualidade para o pessoal.
Um dos aspectos mais importantes de qualquer manual do funcionário é que ele seja mantido atualizado conforme as leis mudam. Se uma empresa optar por publicar seu manual em vários idiomas, cada versão deve ser atualizada simultaneamente.
Os manuais do funcionário são de grande necessidade quando se trata de administrar uma empresa, eles ajudam os empregadores a administrar seus negócios sem complicações e conflitos de interesse e também ajudam os funcionários a compreender o que se espera deles enquanto estão empregados.
Os manuais do funcionário devem ser revisados por um advogado quanto à consistência e conformidade com as leis federais e estaduais ou provinciais em vigor. Por exemplo, muitos estados dos EUA têm leis específicas que vão além das leis federais . Por causa disso, um manual do funcionário do Novo México não deve ser usado na Califórnia. Nos EUA, a Califórnia é o estado com o maior número de regulamentações que vão além das leis federais. As empresas que operam lá geralmente têm conteúdo especial para funcionários da Califórnia. Outros estados que normalmente exigem conteúdo especial são Nova York, Massachusetts, Illinois, Connecticut, Washington DC e Texas.
No Reino Unido, o manual do funcionário também pode fazer parte dos termos e condições de emprego do funcionário. Se cinco ou mais pessoas estiverem empregadas, é uma exigência da Lei de Saúde e Segurança no Trabalho ter uma declaração por escrito da política de saúde e segurança da empresa.