Gestão de contratos - Contract management

Gerenciamento de contratos ou administração de contratos é o gerenciamento de contratos feitos com clientes, fornecedores , parceiros ou funcionários. A gestão de contratos inclui negociar os termos e condições dos contratos e garantir o cumprimento dos termos e condições, bem como documentar e concordar com quaisquer alterações ou alterações que possam surgir durante a sua implementação ou execução. Pode ser resumido como o processo de gerenciamento sistemático e eficiente da criação, execução e análise de contratos com o objetivo de maximizar o desempenho financeiro e operacional e minimizar o risco.

Os contratos comerciais comuns incluem pedidos de compra , faturas de venda , contratos de serviços públicos , cartas de compromisso para a nomeação de consultores e profissionais e contratos de construção . Contratos complexos são freqüentemente necessários para projetos de construção, bens ou serviços altamente regulamentados , bens ou serviços com especificações técnicas detalhadas, acordos de propriedade intelectual (PI), terceirização e comércio internacional . A maioria dos contratos maiores exige o uso eficaz de software de gerenciamento de contratos para auxiliar na administração entre várias partes.

Um estudo publicado em 2007 descobriu que para "42% das empresas ... o principal motivador para melhorias na gestão de contratos [foi] a pressão para melhor avaliar e mitigar os riscos" e, além disso, "quase 65% das empresas relatam esse contrato a gestão do ciclo de vida (CLM) melhorou a exposição ao risco financeiro e legal ".

Contratos

HM Prison Altcourse em Liverpool, operado pela G4S sob um contrato do governo do Reino Unido

Um contrato é um acordo escrito ou oral com vínculo legal entre as partes identificadas no acordo para cumprir os termos e condições descritos no acordo. Um pré-requisito para a execução de um contrato, entre outras coisas, é a condição de que as partes do contrato aceitem os termos do contrato reivindicado. Historicamente, isso era mais comumente alcançado por meio de assinatura ou desempenho, mas em muitas jurisdições - especialmente com o avanço do comércio eletrônico - as formas de aceitação se expandiram para incluir várias formas de assinatura eletrônica.

Os contratos podem ser de vários tipos, por exemplo, contratos de vendas (incluindo arrendamentos ), contratos de compra, acordos de parceria , acordos comerciais e acordos de propriedade intelectual .

  • Um contrato de venda é um contrato entre uma empresa (o vendedor) e um cliente onde a empresa concorda em vender produtos e / ou serviços e o cliente em troca é obrigado a pagar pelo produto / serviços adquiridos.
  • Um contrato de compra é um contrato entre uma empresa (o comprador) e um fornecedor que se compromete a vender produtos e / ou serviços dentro dos termos e condições acordados. A empresa (comprador) em troca é obrigada a reconhecer a mercadoria / ou serviço e pagar pela responsabilidade criada. Quando o contrato de compra é entre um varejista e um fabricante, o contrato também inclui condições para o processamento de itens devolvidos. No entanto, devido ao custo da logística reversa, os varejistas geralmente descartam as devoluções em vez de enviá-las ao fornecedor.
  • Um acordo de parceria pode ser um contrato que estabeleça formalmente os termos de uma parceria entre duas entidades jurídicas, de modo que se considerem 'parceiras' em um acordo comercial. No entanto, tais expressões também podem ser apenas um meio para refletir o desejo das partes contratantes de agir 'como se' ambos estivessem em uma parceria com objetivos comuns. Portanto, pode não ser o acordo de direito comum de uma sociedade que, por definição, cria deveres fiduciários e que também tem responsabilidades "solidárias".

Atividades de gestão de contratos

O modelo de gerenciamento de contrato padrão de negócios, conforme empregado por muitas organizações nos Estados Unidos , normalmente exerce competência sobre as seguintes disciplinas de negócios:

  • Autorização e negociação
  • Gerenciamento de linha de base
  • Gestão de compromisso
  • Gestão da comunicação.
  • Visibilidade e conscientização do contrato
  • Aplicação de alavancas comerciais projetadas para garantir os benefícios previstos do contrato, garantir que o risco permaneça onde foi colocado pelo contrato e liberar os incentivos embutidos no contrato para garantir o bom desempenho e desencorajar o mau desempenho.
  • Gerenciamento de documento
  • Crescimento (para contratos de vendas)
  • Conformidade / governança do contrato

Fases da gestão de contratos

Veja também: Concessão de contrato

A gestão de contratos pode ser dividida em três fases:

  • fase pré-contrato
  • fase de execução do contrato
  • fase pós-adjudicação (frequentemente referida como conformidade / governança do contrato), incluindo rescisão do contrato.

Na fase pós-adjudicação ou "downstream", algumas organizações têm uma equipe de gerenciamento de contratos, outras podem exigir que os gerentes operacionais incluam o gerenciamento de contratos em suas funções. O Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) sugere que o requisito de gestão de contrato dedicado depende do valor do contrato, duração do contrato, complexidade dos serviços e nível de risco, embora nas fases iniciais de um contrato, a avaliação do risco e a implementação dos principais processos de gerenciamento de contratos podem ser tarefas apropriadas para um gerente de contratos dedicado. O CIPS também observa que, em alguns casos, a equipe de aquisição pode ter um papel estendido na manutenção da gestão do contrato. A contratação de serviços pode ser mais complexa do que contratos somente de fornecimento e, portanto, requer uma gestão mais próxima.

Variação de contrato

Pode haver ocasiões durante a fase de pós-adjudicação em que o que é acordado em um contrato precisa ser alterado posteriormente. Uma série de bases pode ser usada para apoiar uma mudança subsequente, de modo que todo o contrato permaneça exeqüível sob o novo arranjo.

Uma mudança pode ser baseada em:

  • Um acordo mútuo de ambas as partes para alterar o contrato, fora do quadro do contrato existente. Esta seria uma base independente para alterar o contrato.
  • Uma decisão unilateral de alterar o contrato, contemplada e permitida pelo contrato existente. Isso normalmente teria períodos de aviso para justiça e muitas vezes o direito do outro, especialmente em contratos de consumo, de cessar a relação contratual. Qualquer imposição unilateral de mudança deve ser justificada contratualmente, caso contrário, pode ser interpretada como um repúdio ao contrato original, permitindo à outra parte rescindir o contrato e pedir indenização.
  • Uma decisão bilateral de alterar a contratação, dentro do processo de controle de variação ou mudança delineado no contrato existente. Freqüentemente, são chamadas de cláusulas de controle de mudanças.

Conformidade / governança do contrato

Vide também: contrato relacional

Durante a fase de pós-adjudicação, é importante garantir que as condições e os termos do contrato sejam atendidos, mas também é fundamental examinar mais de perto itens como passivos não registrados, receita insuficiente ou pagamentos indevidos. Se esses itens forem negligenciados, a margem pode ser impactada negativamente. Uma auditoria de conformidade de contrato geralmente começa com uma análise de oportunidade para identificar as áreas de maior risco. Demonstrou-se que a implementação de um programa dedicado de conformidade de contrato (e / ou governança) resulta em uma recuperação típica de 2 a 4% e, às vezes, de até 20%.

O pensamento atual sobre a gestão de contratos em relacionamentos complexos está mudando de uma perspectiva de "gestão" de conformidade para uma " governança ", com o foco na criação de uma estrutura de governança na qual as partes têm interesse em gerenciar o que muitas vezes são arranjos contratuais altamente complexos em um forma mais colaborativa, alinhada, flexível e confiável. Em 1979, o Prêmio Nobel Oliver Williamson escreveu que a estrutura de governança é a “estrutura dentro da qual a integridade de uma transação é decidida”. Ele acrescentou ainda que “como os contratos são variados e complexos, as estruturas de governança variam de acordo com a natureza da transação”.

Uma estrutura de governança colaborativa tem quatro componentes:

  • Uma estrutura de gestão de relacionamento (como as partes trabalham juntas para tomar decisões operacionais do dia a dia, bem como decisões estratégicas)
  • Um processo conjunto de gestão de desempenho e transformação projetado para acompanhar o desempenho geral da parceria
  • Um plano de gerenciamento de saída como um mecanismo de controle para encorajar as organizações a fazer mudanças éticas e proativas para o benefício mútuo de todas as partes.
  • Conformidade com preocupações e regulamentos especiais, que incluem os componentes mais tradicionais de conformidade de contrato

Contratos e confiança

Outra dimensão da gestão de contratos está relacionada à interação entre contratos e confiança. Em particular, estudiosos de administração discutiram a natureza da relação entre contrato e desenvolvimento de confiança. Por um lado, alguns argumentaram que os contratos e a confiança se substituiriam; ou seja, o uso de um mecanismo diminui as vantagens do outro. Por outro lado, outros sugerem que o contrato e a confiança se complementam; ou seja, o uso de um aumenta os benefícios de usar o outro mecanismo.

Funções gerenciais

Em 2008, a International Association for Contract and Commercial Management (IACCM, agora World Commerce & Contracting ) deu início a um projeto com o objetivo de esclarecer a função de um gestor de contratos, que desde então foi atualizado em várias ocasiões. Este trabalho identificou que entre os próprios gerentes de contrato, há uma "crença generalizada de que o título (e suas variantes, como Gerente Comercial) mascara variações maciças no cargo, status e responsabilidades". No entanto, a pesquisa do IACCM encontrou indicações de que "as responsabilidades centrais dos Gerentes de Contrato (e por dedução , Departamentos de Gestão de Contratos) são muito semelhantes" e aplicadas em uma série de tarefas, desde preparação de propostas e negociação de contratos até uma função de "intermediário" entre os funcionários e seus clientes, e conformidade e garantia de encerramento, extensão ou renovação de contrato em seu ponto final.

Estudiosos em negócios e gestão têm prestado atenção ao papel dos contratos na gestão de relações entre indivíduos ou entre organizações. Em particular, os contratos funcionam como instrumentos de controle e coordenação. Por um lado, os contratos podem moderar os riscos de exploração ou apropriação indébita por um parceiro oportunista. Por outro lado, os contratos podem ajudar a promover a comunicação e o compartilhamento de informações entre as partes.

No setor público do Reino Unido, as normas de gestão de contratos foram publicadas em 2004 pelo Crown Commercial Service e foram atualizadas periodicamente. Esses padrões foram desenvolvidos como resultado de uma "Revisão Transversal de Contratos Principais" de 2003, encomendada pelo Gabinete para avaliar a gestão dos principais contratos mantidos pelas empresas G4S e Serco .

Veja também

Referências